Tout le monde qui a jamais été le destinataire d’une entreprise de messagerie sait l’horreur d’une réponse de toute la chaîne peut avoir sur les communications. La plupart des professionnels de carrière, que ce soit les employés de l’organisation ou à la pige entrepreneurs, ont au moins une certaine expérience avec un e-mail de la chaîne d’gone bad. En d’autres termes, nous avons tous vu quelqu’un utiliser de mauvaises électronique de l’étiquette.

Il est difficile d’éviter. Une fois qu’une masse désordonnée de réponse des terres dans tout le monde de la boîte de réception, le terrible événement déclenche immédiatement des discussions et des débats sur l’e-mail de l’étiquette. Quand devriez-vous CCC, CC, ou Répondre à Tous, de toute façon?

Le truc, c’est que toutes ces fonctions sont utiles lorsqu’ils sont utilisés correctement. Mais, il est important de comprendre l’étiquette et les politiques impliqués lorsque vous le faites. Examinons certains critiques e-mail à l’étiquette de dos et ne pas faire de sorte que vous êtes prêt la prochaine fois vous avez besoin d’envoyer ou de répondre à l’échelle de l’entreprise de message.

Quand Devez-Vous CCC (Copie Caché) ?

Lorsque vous BCC autres dans un e-mail thread, vous leur envoyez une Copie caché d’un message. Cela signifie qu’ils ne peuvent pas voir qui d’autre vous a envoyé le message. CCI peut être utilisé dans les communications internes et externes, en fonction de l’usage.

CCC

Vous pourriez CCI des personnes spécifiques dans une réponse par courriel lorsque vous:

  • Voulez-vous protéger la confidentialité de vos destinataires ou éviter d’afficher une longue liste de destinataires
  • Souhaitez déplacer quelqu’un de la principale e-mail thread, comme dans une introduction e-mail (assurez-vous de noter dans votre message que vous faites passer pour le BCC)
  • Besoin d’discrètement de la boucle de votre manager sur les problématiques, les communications par courriel

Si vous envoyez un courriel de masse à un grand nombre de destinataires, CCI dissimule leurs noms et adresses e-mail afin que les autres destinataires ne peuvent pas copier cette information privée. Ce protège à la fois vous et vos destinataires à partir de violations de la vie privée.

Le CCI est la meilleure option pour la protection de l’intimité des autres et de discrétion, ou de les déplacer hors de la thread quand ils n’ont plus besoin de recevoir des réponses. Outre la confidentialité, la CCI est également idéal pour les communications internes au sein d’une entreprise ou d’un département.

Souvent, les gestionnaires de demander à être inclus via les CCI de communication spécifique entre leurs employés. Disons que vous rencontrez des difficultés avec un collègue ou un fournisseur tiers. Après suivant votre lieu de travail habituel des protocoles pour atténuer le problème, votre gestionnaire peut demander à être en copie cachée sur certains de vos communications.

Ne pas CCC

Vous ne devriez pas BCC autres dans un e-mail thread qui n’ont pas besoin de l’être, pour quelque raison que ce soit. En outre, vous n’êtes pas l’exercice d’une bonne e-mail l’étiquette si vous boucle de quelqu’un sans avertissement ou explication.

Si vous avez affaire à des problèmes au sein de votre équipe de travail, par exemple, vous ne devriez probablement pas BCC votre manager, chef d’équipe, ou des collègues sans en aviser d’abord et obtenir leur autorisation. En outre, vous devriez éviter d’inclure quelqu’un dans la BCC qui ne fait pas partie de votre organisation interne.

Les Meilleurs Moments pour CC (En Copie)

Il est approprié d’utiliser la CC, ou Copie Carbone, outil dans vos conversations par e-mail lorsque vous avez besoin de plus d’une personne sur une équipe de voir un message. Au-delà de cela, vous aussi vous voulez que chaque personne dans le thread pour être au courant de qui est le message va. Selon les circonstances, les CC peuvent être utilisés à la fois externes et internes les communications par courriel.

CC

Un excellent exemple d’utilisation de la CC sur vos e-mails, c’est quand les gens vous répondez à sont concernées ou touchées par le message que vous envoyez. Vous pouvez également CC lorsque votre manager demande à être inclus dans les messages spécifiques à certains membres de l’équipe. Dans ces cas, tous les lauréats sont visibles.

Peut-être que vous et votre équipe de travail avec un tiers vendeur, et le vendeur a besoin d’un coup de pouce supplémentaire pour obtenir leur part du travail se retourna. Vous pourriez CC votre chef de projet ou de votre supérieur hiérarchique direct dans le fil de sorte que le vendeur peut voir que tous les yeux sont sur les progrès du groupe.

CC est également fantastique quand les équipes internes sont en communiquant régulièrement avec les externes, sous-traitants ou fournisseurs. Lorsque vous CC tout le monde dans la messagerie, vous faites de l’exercice de transparence. En d’autres termes, tout le monde est mis au courant de qui a été inclus dans le thread.

Vous pouvez également utiliser CC si vous êtes l’envoi d’un suivi ou un courriel de remerciement après un entretien d’embauche ou d’une réunion. Ensuite, vous pouvez CC les gens qui étaient présents.

Si vous êtes en communication avec un client, qui est externe à votre équipe de travail, vous pourriez avoir besoin de boucle de votre manager via CC. Disons que le client n’est pas satisfait de l’appui qu’ils ont obtenu jusqu’à présent, et il est temps de les déplacer vers le haut de la chaîne de commandement. À ce point, vous pouvez en informer le client que vous êtes, y compris votre manager dans la conversation, et laisser les deux d’entre eux à partir de là.

Ne pas CC

Vous ne devriez pas CC tout le monde dans un message si votre réponse ne s’applique pas à eux. Sinon, vous serez encombrer leur boîte de réception avec des messages sans rapport, ils n’ont pas vraiment besoin. Vous devriez aussi éviter de mettre une personne en CC qui n’a pas exprimé le besoin d’être compris–et sans en préciser dans le mail de pourquoi vous avez en boucle dans.

La messagerie de base de l’étiquette stipule que vous ne devriez pas envoyer de messages inutiles à des gens. Garder votre communication simple et seulement répondre aux personnes qui sont directement concernées. En cas de doute, frappez la Réponse et ne pas CC.

Quand Répondre à tous et quand ne pas le faire

Ah, la redoutable Répondre à Tous. Quand devriez-vous le faire? Plus important encore, quand devez-vous pas?

Répondre à Tous

Réponse-Tout est le plus approprié lorsqu’il est utilisé pour la communication interne entre les équipes de travail, les ministères, et (parfois) les vendeurs. Il n’est généralement pas justifié de n’importe où ailleurs. Et, il y a seulement des cas précis où il doit être utilisé.

Vous ne devez Répondre à Tous à un e-mail lorsque vous êtes sûr que votre réponse est pertinente pour tout le monde dans le fil. Tout le monde dans le message précédent besoin de voir votre réponse, ou si vous n’répondre à des personnes en particulier? En choisissant de Répondre-Tout est vraiment de la situation de e-mail de l’étiquette, afin de prendre une seule instance à la fois.

Ne pas Répondre à Tous

En général, ne pas Répondre à Tous à un ministère ou à l’échelle de l’échelle de l’entreprise de messagerie qui a été en masse livré par CC ou CCI. Plus précisément, si l’e-mail fait partie d’une masse de message, tous les destinataires n’ont pas besoin de recevoir une copie de votre question à l’expéditeur.

De même, ne pas Répondre, avec un générique de réponse comme: “Ok, va faire!” Lorsque cela se produit, surtout si plus d’une personne–t-il tout le monde de la boîte de réception est inondé avec les notifications qu’ils n’ont pas de temps à trier à travers.

L’essentiel

Il y a des e-mail les règles de l’étiquette à suivre quand il s’agit de frapper CCC, CC, ou de Répondre à Tous dans vos réponses par e-mail. Récapitulons rapidement les principes de base:

  • CCI lorsque vous avez besoin d’être discret et de protéger la vie privée et des renseignements personnels des bénéficiaires
  • CC seulement les individus qui ont besoin de recevoir votre réponse
  • Réponse Tout seul quand tout le monde dans l’e-mail thread a besoin de voir votre réponse

Si vous suivez ceux de base, les meilleures pratiques pour le courrier électronique de l’étiquette, vos communications avec les collègues, les équipes de travail, les fournisseurs, et les clients seront plus lisse et plus simple.

Faire suivre des règles précises concernant la CCC, CC, ou de Répondre à Tous e-mail à l’étiquette? Laissez-nous savoir dans les commentaires!

Image en vedette par Eny Setiyowati / shutterstock.com

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